Myndighetens arkivorganisation och arkivvård

Alla kommunala myndigheter i Falu kommun har fullt ansvar för sin information och sitt arkivbestånd och måste vårda dessa oavsett medium eller databärare enligt Arkivlagen och på det sätt som framgår i kommunens Arkivreglemente. Här finns information om hur man ska organisera sig och vad som gäller.

Förutom de i Arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) antagna bestämmelserna om kommunernas arkivvård, gäller i Falu kommun det av Kommunfullmäktige meddelat Arkivreglemente (KS0832/06) med stöd av 16 § Arkivlagen. I reglementet förklaras vad som menas med kommunens myndigheter vilka är följande:

Kommunstyrelsen, alla nämnder, Kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständigställning, aktiebolaghandelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen har ett rättsligt bestämmande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse.

Arkivlagen

Arkivlagen säger att alla myndigheters arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

• rätten för medborgarna att ta del av allmänna handlingar,
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen,
• forskningens behov.

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Arkivlagen säger också att varje myndighet skall ansvara för vården av sitt arkiv, om inte en Arkivmyndigheten med stöd av 9 § har övertagit detta ansvar.

I kommunen är det Kommunstyrelsen som är ansvarig styrelse för kommuens Arkivmyndighet om inte Kommunfullmäktige utser någon annan. Kommunfullmäktige reglegerar verksmaheten och får ge ut riktlinjer för informationsförvaltningen inom kommunen.

Arkivmyndighetens verksamhet och uppdrag

En Arkivmyndighet är ett organ med mandat att bedriva tillsyn vid myndigheter och motsvarande inom informationsförvaltningsområdet i sin kommun. Arkivmyndigheten är beslutad att åligga Kommunstyrelsen (KS) i Falu kommun så länge inte Kommunfullmäktige beslutar annat. Arkivmyndighetens förvaltning är Centralarkivet (CA) vilkens uppdrag är att i enlighet med lag, förordning och författning inom området informationsförvaltning ansvara och utföra de uppgifter som åligger en arkivmyndighet. CA har samma nivå och uppdrag inom den egna kommunen som Riksarkivet har inom statlig verksamhet och Regionarkivet/Landsarkivet har inom sin region/landsting.

Uppdraget är både operativt, beredande och strategiskt. Denna struktur är till för att främja och säkra den offentliga förvaltningens informationshantering, insyn och demokrati. Arkivverksamheten inom offentlig sektor har i allra högsta grad ett demokratiskt uppdrag där man verkar för att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken.

CA: s verksamhet är lagstadgad och regleras av olika lagar så som Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105), Arkivlagen (SFS1990:782) och Arkivförordningen (SFS1991:446) samt kommunens Arkivreglemente (KS0832/06 antaget av Kommunfullmäktige 2006-11-15 § 45).

Andra lagar som påverkar vår verksamhet är kommunallagen, sekretesslagen, personuppgiftslagen, socialtjänstlagen med flera.

Lagar, förordning, författning som styr arkivbildningen

Arkivlag (1990:782) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Arkivförordning (1991:446) Länk till annan webbplats.

Tryckfrihetsförordning (1949:105) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Offentlighets- och sekretesslag (SFS2009:400) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Arkivreglemente (KS0832/06 antaget av Kommunfullmäktige 2006-11-15 § 45) Öppnas i nytt fönster.

ISO-standarder för informationsförvaltning

Riksarkivets anvisningar och föreskrifter Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Samrådsgrupppen för gallringsråd för kommunala verksamheter i skriftserien Bevara och gallra Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Vårt uppdrag är att:

• Utöva tillsyn över informationsförvaltningen med rapport till Kommunstyrelsen.
• Ge råd och stöd åt kommunens myndigheter, de kommunalägda bolagen och stiftelserna. Detta för att de ska fullgöra sina skyldigheter kring informationshanteringen, arkivbildningen och dess syften.
•  Vårda och bevara arkivsamlingen.
• Tillgängliggöra de allmänna handlingarna genom tillhandahållande och utåtriktat arbete.

Arkivmyndighetens organisation

Arkivmyndigheten utgörs av dess styrelse Kommunstyrelsen och dess informationsförvaltande enhet Centralarkivet. Centralarkivet ligger administrativt hos Ledningsförvaltningen.

En kommun är inte i sig en myndighet utan en gemenskap av de medborgare som utgör kommunens medlemmar .Där av ordet kommun som kommer av latinets ord commun och betyder för alla, gemensam, allmän och offentlig. Inom kommunens område finns kommunala myndigheter förvaltningsmyndighet

Vill du veta mer om kommunens verksamhet och uppbyggnad så finns det att läsa under rubriken Organisation.