Leverans av avgångsbetyg och betygshadnlingar överlämnas till Arkivmyndigheten i Falu kommun, det vill säga Centralarkivet tidigast i juni och senast i december samma år eleven slutar skolan.

• Ta kontakt i god tid innan för överenskommelse om leveransdatum och säkerställa leverans!
• De överlämnade betygshandlingarna kommer att inom kommunen vara offentliga allmänna handlingar. Skolan ska därför upplysa Centralrkivet om det finns elever med skyddad identitet.
• Betygsdokumentet är originalet eleven får och är ett unikt dokument som behöver bevaras genom tid. Ett betyg krävs till exempel för antagning vid skola/utbildning, ansökan av stipendier, militärtjänst, ansökan om jobb med mera.
• Viktigt är att lärare/rektor informerar eleverna att behålla sitt originalbetyg och inte skicka iväg det då det är sällan de får tillbaka det. Det gäller både kommunala och enskilda skolor.
• Även andra dokument så som betygskataloger, klasslistor, skolkataloger, avbrottspärm eller andra handlingar som kan underlätta framtagningen av betyg, är av stor vikt för att just underlätta sökningen av betyg i framtiden och för att säkerställa betygsuppgifter för de elever som byter skola eller avbryter sina studier. Begäran om betygskopia har ökat stort och det speciellt för kopia på betygshandlingar som många gånger är knepiga att ta fram beroende på avhopp, byte av skola med mera och det är många gånger också svårt även i samarbete med respektive skola eller till och med för skolan själv att ta fram i efterhand.
• Även kopia på eventuella betyg som utfärdats på engelska ska också levereras.
• Om skolan läggs ned ska leverans ske till Centralarkivet. Ta genast kontakt med Centralrkivet!

Leveranskrav för betyg

Betygskatalogen och arkivexeplar av betygshandlingar ska vara utskrivna enkelsidigt på arkivbeständigt papper med skrivare och toner som är certifierade för framställning av dokument som ska bevaras. För certifierade produkter se SP Sveriges Tekniska Forskningsinstituts hemsida www.sp.se Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. och Riksarkivet www.ra.se

Betyg från grundskolan

• Betygskatalog i original.
• Arkivexemplar av slutbetyg eleven får efter fullföljd grundskoleutbildning.
• Arkivexemplar på intyg eleven får när eleven avgått från grundskola i de fall eleven avgår utan slutbetyg.

Betyg från gymnasieskolan

• Betygskatalog i original.
• Arkivexemplar av det examensbevis eleven får för elever som slutfört ett nationellt program och fått betyg i samtliga kurser.
• Arkivexemplar av studiebevis eleven får för elever som inte fått betyg på en eller flera kurser.
• Arkivexemplar av gymnasieintyg eleven får för elever som avslutat en utbildning på ett introduktionsprogram.

Sortering och förvaringssätt

• Betygen ska vara sorterade läsårsvis och därefter klassvis och inom klass alfabetiskt ordnade efter efternamn.
• Betygskatalog ska medfölja betygen för varje klass. Skolan ska upplysa kommunarkivet om det finns elever med skyddad identitet och ska märkas tydligt.
• Betygen ska vara placerade i pärm med betygskatalog först och därefter arkivexemplar på samtliga slutbetyg.
• Pärmen ska vara märkt med: Skolans namn, läsår samt vilken klass och vilket program som ingår och förtydligande av förkortningar.

Friskolor och leverans

Huvudmannen för fristående skolor ska enligt skollagen (2010:800) 29 kap. 18 §, överlämna arkivexemplar på elevernas slutbetyg eller de betygsdokument eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning till det kommunarkiv där skolan är belägen.
I Falu kommun överlämnas arkivexemplar och handlingar till Arkivmyndigheten i Falu kommun, det vill säga Centralarkivet tidigast i juni och senast i december samma år eleven slutar skolan enligt överenskommelse.

Ta kontak med Centralarkivet i god tid för överenskommelse om leveransdatum.

Leverans

• Den fristående skolan ansvarar för leveransen och står för samtliga kostnader för sammanställning och leverans till Falu kommuns Centralarkiv i arkivgodkända format/material.
• Inför leverans tas kontakt med Falu kommuns Centralarkiv för vidare information om rutiner, krav, kostnader med mera på telefon 023-833 92.
• Leveransen ska uppfylla leveranskraven och åtföljas av ifylld leveransreversal/följesedel i ett exemplar. Vi återsänder sedan påskriven kontrollerad signerad reversal/följesedel efter mottagandet som utgör kvitto på mottaget arkivmaterial.
• Leverans av tidigare ej överlämnade betygshandlingar kan ske omgående efter överenskommelse.

Upphör en friskola ska skolan kontakta Centralarkivet omdelbart och samtliga betygshandlingar översändas snarst möjligt.

Om något slutbetyg från grundskolan eller examensbevis från gymnasieskolan utfärdas efter det att övriga betyg/examensbevis är överlämnade till Centralarkivet ansvarar friskolan för att dessa överlämnas i efterhand.

De överlämnade betygshandlingarna kommer att inom kommunen vara i stort offentligaoch eller allmänna handlingar. Friskolan ska därför upplysa kommunen om det finns och vilka elever med skyddad identitet.

Om skolan har andra dokument så som betygskataloger, klasslistor, skolkataloger, avbrottspärm eller andra handlingar som kan underlätta framtagningen av betyg, önskar vi att även dessa levereras till oss för att just underlätta återsökningen av betyg i framtiden och för att säkerställa betygsuppgifter för de elever som byter skola eller avbryter sina studier.

Begäran om betygskopia har ökat kraftigt och det speciellt för kopia på betygshandlingar som många gånger är knepiga att ta fram beroende på just avhopp, byte av skola och så vidare och det är många gånger också svårt även i samarbete med respektive skola eller till och med för skolan själv att ta fram. Därför behöver vi spara sökingångar som gör det möjligt att hitta.

Även kopia på eventuella betyg som utfärdats på engelska ska också levereras.

Genom detta samarbete hjälper vi den enskilda eleven!

BVC-journaler som inte längre är aktuella för verksamheten ska levereras direkt från skolan till Regionarkivet Dalarna, Ludvika lasarett.

Regionarkivet Dalarna
Telefon: 0240-49 54 20
E-post: regionarkivet@regiondalarna.se
Fax: 0240-121 33
Adress: Ludvika lasarett, 771 81 Ludvika

Regionarkivet Dalarna klicka här för att se hemsidan

Ta kontakt i god tid inför leveransöverenskommelse.

Efter överenskommelse kan vi ta emot visst material av lokalhistoriskt intresse beroende på vad slags material det är.

Se även följande arkiv:

Arkivcentrum Dalarna Länk till annan webbplats.
Dalarnas Folkrörelsearkiv Länk till annan webbplats.

Bra att veta

Överlämningen kan antingen vara en gåva eller deposition. En gåva innebär att Centralarkivet tar över ansvaret för och förfoganderätten över handlingarna. En deposition innebär att förfoganderätten kvarstår hos organisationen som lämnar in handlingarna.

Det vanligaste är att organisationer vars verksamhet upphört lämnar in handlingarna som gåva, medan de som fortfarande är aktiva väljer att deponera handlingarna. Arkivhandlingarna kan överlämnas med ett så kallat förbehåll, exempelvis att styrelsen måste kontaktas om någon vill läsa handlingarna, att delar av materialet inte får visas för allmänheten, att syftet måste prövas med mera.

För att kunna få en tid, planering inför och kvalitetssäkrad leverans kontaktar man respektive arkivinstitution minst tre (3) månader innan tänkt leveransdatum.

Kontakt för mer information: Thera Bergman, kommunarkivarie
E-post: thera.bergman@falun.se
Telefon: 023-833 92

Den kommunala skolhälsovården ska leverera journaler en gång per år.

Den privata skolhälsovården är välkommen att leverera lika ofta för att kunna erbjuda och garantera individen tillgång till sin journal.

Vi tar ingen avgift för att överta skolhälsovårds-/elev- eller andra journaler.

Falu kommuns Centralarkiv
Telefon: 023-833 85

Kommunens Centralarkiv arkiverar skol- och elevhälsovårdsjournaler. Fyll i en leveransframställan enligt mallen och skicka in.

Ta kontakt i god tid innan för leveransöverkommelse.

Godkänd och föranmäld

Inga leveranser får ske utan särskild överenskommelse mellan levererande
myndighet/verksamhet och Centralarkivet. Myndigheter och verksamheter som har för avsikt att leverera handlingar ska ta kontakt i god tid, minst tre (3) månader innan för att få ett leveransdatum och godkännande av leverans.

För att få levernasen godänd krävs att arkiveringen är rätt utförd. Handlingarna ska rensas, ordnas och gallas enligt gällande rutin.

Vid digital leverans se fliken i menyn som heter E-arkivering och ta kontakt med kommunarkivarien i god tid innan tänkt leverans.

Följesedel/leveransreversal måste ha tillräckligt innehåll på ärendemeningar och vad det är som levereras med diarienummer eller liknande som krävs för att kunna återsökas. Finns det tillhörande register eller diarium ska det också delges för bedömning. Annars kan inte Centralrkivet återsöka informationen.

Ta kontakt för stöd vid arbetet inför leverans och hur man ska fylla i leveransreversal/följesedel eller om ni har frågor.

Rutin för arkivering

Rutin inför leverans

Leveransframställan

Levernasen måste vara godkänd och föranmäld i god tid för att vi ska kunna ta emot den. Inte samma dag.

Lämnas leverans på kaj eller vid dörr utan att någon av kommunarkivets personal kommit ut personligen och godkänt den, skickas den tillbaka omgående.

Levererande myndighet har fullt ansvar för sina handlingar tills dess att påskriven leveransreversal/följesedel har lämnats tillbaka från Centralarkivet som bekräftar övertagandet. När övertagande skett övergår ansvar och ägandeskap helt till Centralarkivet.

Info kommer

Paketera på följande sätt:

• Klassvis, ämnesvis med klasslista först:
  
• Innan arkivering: Rensa bort plastfickor, gem, gummisnoddar, häftklammer och övrigt material utan betydelse som försvårar, förstör handlingarna och tar plats i arkivkartongen.
  

• Vik arkivkartong rätt, inga utstickande flikar, kolla vad som är botten respektive lock. Paketera i arkivkartong av lämplig storlek, så tätpackad - välfylld som möjligt men ej överfull. Endast A4 enkla, alternativt A3 dubbelvikta vita arkivbeständigt papper som mellanlägg.
• Skriv etikett med blyerts på stående arkivkartongs gavel med rätt sida uppåt innehållande skola, ämne samt årskurs och år.
• Ta kontakt med Centralarivet i god tid innan för överenskommelse om leverans, säkerställan och leveransdatum.

OBS! Endast nationella prov i Svenska och svenska som andra språk i åk 3, 6 och 9 elevlösningar samtliga delar och sammanställningar. Skickas efter 5 år till Centralarkivet. Övriga handlingar bevaras/gallras på skolan enligt dokumenthanteringsplanen.

Om extra tid för iordningställande tillkommer för Centralarkivet debiteras det enligt fastställd taxa.

En skolhälsovårdsjournal som upprättats av en privat vårdgivare ägs av vårdgivaren. Enligt bestämmelserna i patientdatalagen 3 kap. 17 § ska en patientjournal bevaras i minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i journalen. SKR (Sveriges kommuner och Regioner) och Riksarkivet rekommenderar ett totalbevarande för alla former av patientjournaler. Centralarkivet tar gärna emot skol-/elevhälsovårdsjournaler, men även andra handlingar från de firstående skolorna och de privata vårdgivarna.

Centralarkivet tar gärna emot skol-/elevhälsovårdsjournaler, men även andra handlingar från de firstående skolorna och de privata vårdgivarna.

Vårdgivaren har själv fullt ansvar för att handlingarna bevaras i enlighet med bestämmelserna i patientdatalagen. Om den privata vårdgivaren upphör med sin verksamhet kan Inspektionen för vård och omsorg (IVO) besluta att arkivmyndigheten Regionarkivet ska överta ansvaret för journalerna.

Läs mer: Patientdatalag (2008:355) Länk till annan webbplats.

SKR (Sveriges Kommuner och Regioner) och Riksarkivet har har en gemensam Samrådsgrupp för kommunala arkivfrågor som har flera publikationer.

Läs mer: Publicerat (samradsgruppen.se) Länk till annan webbplats.